5.        In de Nederlandse wetgeving is de registratietermijn op aandrang van de uitgevende instellingen verlengd van maximaal 7 dagen tot maximaal 30 dagen. Het gebruik van een registratiedatum en de lengte van de termijn is daarbij ter keuze van de uitgevende instellingen die deze keuze steeds voor iedere vergadering kunnen maken. De richtlijn schrijft voor dat voor alle naar Nederlands recht opgerichte uitgevende instellingen (Waarvan aandelen tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten en terzake waarvan geen gebruik is gemaakt van de vrijstelling in artikel 1 lid 3 van de richtlijn.) één en dezelfde registratietermijn dient te gelden. De richtlijn opent daarbij in artikel 5 lid 1, tweede alinea, de mogelijkheid onder bepaalde strikte voorwaarden een kortere oproepingstermijn en een latere registratiedatum voor buitengewone vergaderingen van aandeelhouders toe te passen. Die mogelijkheid kan alleen geboden worden indien de uitgevende instelling haar aandeelhouders de gelegenheid biedt langs elektronische weg te stemmen. Het aantal uitgevende instellingen dat deze mogelijkheid biedt is thans nog klein. De Gecombineerde Commissie verwacht dat dit op termijn zeker zal toenemen, hoewel vooral bij de kleinere fondsen de kosten voor het gebruik van middelen om langs elektronische weg te stemmen een rol spelen om het niet te doen.

6.        De Gecombineerde Commissie meent dat:

        1)        zolang de mogelijkheid tot elektronisch stemmen nog niet breed door uitgevende instellingen wordt geboden en,

        2)        indien de wetgever gebruik maakt van de door artikel 5, lid 1, tweede alinea, geboden mogelijkheid ook buitengewone vergaderingen van aandeelhouders met gebruikmaking van de "vaste" registratiedatum op te roepen, het de voorkeur verdient niet de maximale registratiedatum te gebruiken. De Gecombineerde Commissie realiseert zich dat uitgevende instellingen die wel de mogelijkheid bieden om elektronisch te stemmen en  die voor de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering de registratietermijn van 30 dagen al gebruiken, door de keuze voor een kortere registratietermijn worden beperkt, maar de Gecombineerde Commissie meent dat het voordeel van een kortere termijn bij buitengewone aandeelhoudersvergaderingen de doorslag moet geven.

        3)         De Gecombineerde Commissie kiest, alles afwegende, voor een registratiedatum die 21 dagen voor de aandeelhoudersvergadering ligt. Dit betekent dat de oproeping uiterlijk op de 30ste dag voor de aandeelhoudersvergadering moet plaatsvinden.

Vraag: Bent u van mening dat het bestaande artikel 113, lid 5 voldoet aan de voorwaarden die de richtlijn stelt of vindt u dat aanvullende regels nodig zijn?

7.        De richtlijn geldt alleen voor ondernemingen die aandelen hebben uitgegeven die zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt. De Gecombineerde Commissie meent dat hoewel verdedigd zou kunnen worden dat de regeling niet behoeft te worden ingevoerd voor ondernemingen waarvan alleen certificaten van aandelen toegelaten zijn tot de handel, het wenselijk is de regeling zich mede tot deze ondernemingen te laten uitstrekken.

8.        De Gecombineerde Commissie meent dat bij het opstellen van het wetsvoorstel ter implementatie van de richtlijn in ieder geval wel gebruik gemaakt moet worden van de in artikel 5 lid 1, derde alinea van de richtlijn geboden faciliteit voor het geval het quorum in een "eerste" aandeelhoudersvergadering ontbreekt.

9.        De Gecombineerde Commissie gaat er van uit dat de mogelijkheid tot elektronisch stemmen in steeds grotere mate zal worden ingevoerd. Met het oog daarop zou de Gecombineerde Commissie zich kunnen voorstellen dat in het wetsvoorstel waarin de registratiedatum op 21 dagen wordt gesteld tegelijkertijd een bepaling wordt opgenomen die op een bij algemene maatregel van bestuur te bepalen tijdstip in werking zou treden en waarbij de "vaste" termijn van 21 dagen wordt verlengd tot 30 dagen en tegelijkertijd voor de uitgevende instellingen die elektronisch stemmen mogelijk maken, de mogelijkheid wordt geopend gebruik te maken van de faciliteit van artikel 5, lid 1, tweede alinea van de richtlijn. Die bepaling zou dan in werking kunnen treden op een tijdstip waarop bijvoorbeeld de meerderheid van de uitgevende instellingen de mogelijkheid tot elektronisch stemmen biedt.

10.         Indien al dan niet op termijn bij de implementatie van de richtlijn gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid voor buitengewone aandeelhoudersvergaderingen een kortere oproepingstermijn te hanteren, meent de Gecombineerde Commissie dat het wenselijk is in de memorie van toelichting als mogelijkheid te noemen dat de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering en een buitengewone vergadering van aandeelhouders op dezelfde dag, na elkaar, gehouden worden. Dit teneinde het probleem te ondervangen dat, nadat de agenda voor de jaarlijkse vergadering definitief is geworden, alsnog een nieuw onderwerp opkomt waarover de aandeelhoudersvergadering zich moet uitspreken en waarover het wenselijk is dat de aandeelhouders op korte termijn beslissen. Dit kan indien de vennootschap gebruik kan maken van de kortere voor buitengewone vergaderingen geldende termijn.

11.        De vraag rijst of de Nederlandse wetgever gebruik moet maken van de mogelijkheid in artikel 1 lid 3 genoemde uitgeven instellingen vrij te stellen van de verplichting dezelfde registratiedatum te hanteren. De Gecombineerde Commissie neigt er naar voor alle uitgevende instellingen dezelfde termijn voor te schrijven en dus geen gebruik te maken van de mogelijkheid tot vrijstelling.

12.         De richtlijn ziet naar zijn aard niet op ondernemingen die niet tot de handel op een gereglementeerde markt toegelaten aandelen hebben uitgegeven. De Gecombineerde Commissie zou voor deze ondernemingen geen wijziging willen brengen in de thans geldende termijnen. Dat geldt ook voor ondernemingen waarvan aandelen verhandeld worden op Alternext of een vergelijkbare buitenlandse niet-gereglementeerde markt.

13.        De regeling zoals die thans in Boek 2 BW staat ten aanzien van de oproeping van aandeelhoudersvergaderingen voldoet ook na invoering van de wet elektronische communicatiemiddelen door de daarbij gestelde beperkingen niet in alle opzichten aan de mogelijkheden die moderne communicatietechnieken bieden en evenmin aan artikel 5 lid 2 van de richtlijn. Aanpassing van de regelgeving is daarom in ieder geval noodzakelijk. De Gecombineerde Commissie meent dat iedere uitgevende instelling bij wet verplicht zou moeten worden:

        (i)        voor het einde van haar boekjaar op haar website mee te delen wanneer zij verwacht haar jaarcijfers te publiceren, haar jaarlijkse vergadering van aandeelhouders te houden, wanneer de oproeping voor die aandeelhoudersvergadering zal verschijnen en welke datum als registratiedatum zal gelden;

        (ii)        bij de publicatie van haar jaarcijfers definitief mee te delen wanneer de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering gehouden wordt, wanneer de oproeping verschijnt en wat de registratiedatum is, met dien verstande dat de definitieve datum niet eerder mag liggen dan de voorlopige datum;

        (iii)        de oproeping, de agenda en de daarbij behorende stukken niet alleen op de website van de uitgevende instelling te plaatsen maar deze ook elektronisch te deponeren bij de AFM onder het treffen van een zodanige wettelijke regeling dat de AFM deze stukken in een voor het publiek toegankelijk register opneemt. Dit heeft als bijkomend voordeel dat alle informatie met betrekking tot de uitgevende instellingen op één punt geconcentreerd is.

        De Gecombineerde Commissie meent dat indien een dergelijke regeling wordt getroffen het niet langer nodig is voor uitgevende instellingen te eisen dat de oproep wordt gepubliceerd in een landelijk verspreid dagblad.

14.        De Gecombineerde Commissie meent dat het wenselijk is in het kader van de implementatie van de richtlijn ook te bepalen of en in welke mate voor de aandeelhoudersvergadering gepubliceerde ontwerpbesluiten tijdens de aandeelhoudersvergadering geamendeerd in stemming gebracht kunnen worden. Ondanks het feit dat de Gecombineerde Commissie zich realiseert dat dit tot een zekere mate van inflexibiliteit leidt, neigt de Gecombineerde Commissie tot de conclusie dat bij een steeds verder toenemend gebruik van elektronische communicatiemiddelen en het afgeven van steminstructies aan degene die het stemrecht moet uitoefenen het niet langer mogelijk zou moeten zijn voorstellen in geamendeerde zin in stemming te brengen. Indien de behoefte bestaat over een geamendeerd voorstel te stemmen zal de voorzitter van de vergadering moeten kunnen besluiten de stemming (ook over de ontwerpresolutie) aan te houden tot een nieuw op te roepen aandeelhoudersvergadering.

15.        De Gecombineerde Commissie meent dat het wenselijk is op de voet van artikel 14 lid 3 van de richtlijn in de wet een regeling op te nemen ter formalisering van de mogelijkheid de stemmingsresultaten slechts in zoverre vast te stellen als noodzakelijk is om de vereiste meerderheid voor een voorstel te bepalen en aldus een basis te bieden voor de bestaande informele praktijk. De Gecombineerde Commissie realiseert zich dat de behoefte aan een dergelijke regeling minder zal worden al naar gelang er meer gebruik gemaakt zal worden van de mogelijkheid van elektronisch stemmen.

        Tenslotte vraagt de Gecombineerde Commissie aandacht voor het ingangstijdstip en het overgangsrecht in die zin dat beursgenoteerde ondernemingen tijdig voor de aanvangen van het vergaderingseizoen met de nieuwe regeling rekening kunnen houden.

Den Haag, 3 oktober 2007