Kantoorverantwoordelijke

Voor de administratieve afhandeling van een aantal zaken bij het advocatenkantoor en als contactpersoon voor de NOvA heeft ieder advocatenkantoor een kantoorverantwoordelijke.

De kantoorverantwoordelijke:

• is een advocaat van het betreffende kantoor of de vestiging;
• doet alle kantooropgaven, zoals de Opgave Nieuw Kantoor (ONK);
• ontvangt het verzoek van de lokale deken om de financiële kengetallen namens het kantoor aan te leveren, in het kader van het financiële toezicht.

Advocaten en kantoorverantwoordelijken loggen op dezelfde manier in op Mijn Orde. Kantoorverantwoordelijken hebben na inloggen een aantal extra opties tot hun beschikking.

De kantoorverantwoordelijke kan op Mijn Orde:

• naam-, adres- en contactgegevens van het kantoor aanpassen;
• extra geheimhoudernummers registreren namens alle bij het kantoor aangesloten advocaten;
• registreren of het advocatenkantoor een regulier of een gemengd kantoor is. Een gemengd kantoor is een kantoor waar ook niet-geheimhouders werken, zoals fiscalisten. Van een gemengd kantoor worden de algemene kantoornummers niet doorgegeven aan de Nationale Politie en DJI ten behoeve van nummerherkenning;
• een overzicht downloaden van alle hoofdrechtsgebieden waarop de advocaten van het kantoor zich hebben ingeschreven. Dit overzicht kan gebruikt worden als input voor het model voor kantoorpublicatie;
• alle nummers van het kantoor exporteren naar een pdf-bestand.

Registreren en aanpassen kantoorverantwoordelijke
Voor ieder kantoor wijst de NOvA de kantoorverantwoordelijke aan. In de regel is dit degene die zich als eerste heeft gemeld bij BAR-beheer om een nieuw kantoor aan te melden. De kantoorverantwoordelijke van uw kantoor kunt u terugvinden op Mijn Orde (tabblad BAR registratie).

Indien de huidige kantoorverantwoordelijke een andere advocaat binnen het kantoor wil aanwijzen als kantoorverantwoordelijke, dan kan dat via een e-mail aan de afdeling BAR van de NOvA via bar@advocatenorde.nl, met daarbij de namen en e-mailadressen van de huidige en de nieuwe kantoorverantwoordelijke.

Wanneer de kantoorverantwoordelijke bij het kantoor vertrekt en het kantoor niet tijdig heeft doorgegeven wie de nieuwe kantoorverantwoordelijke wordt, wijst de NOvA een andere advocaat aan.

In het geval van een voordeurdelerskantoor, waar de advocaten voor eigen rekening en risico werken maar wel onder gezamenlijke naam naar buiten treden, zijn alle advocaten afzonderlijk als kantoorverantwoordelijke aangemerkt.

Machtigt een kantoorverantwoordelijke iemand anders voor Mijn Orde, dan omvat die machtiging zowel kantoorgerelateerde als nummerherkenning-functionaliteiten. In deze machtigingen kan niet worden gedifferentieerd.  

Controleer uw gegevens
Voor een goede werking van verschillende processen en systemen is het van belang dat de gegevens van uw kantoor en de daar werkzame advocaten altijd compleet en actueel zijn. Zo is het voor het systeem van nummerherkenning essentieel dat altijd de (juiste) geheimhoudernummers geregistreerd zijn. Wij verzoeken u daarom uw gegevens en die van uw kantoor periodiek te controleren en zo nodig aan te vullen of te corrigeren.

Meer informatie
Kijk voor meer informatie over geheimhoudernummers op advocatenorde.nl/geheimhoudernummer. Hier vindt u ook antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag hier niet bij, of heeft u een vraag over een ander onderwerp, neem dan contact op met het Informatiepunt voor advocaten via informatiepunt@advocatenorde.nl of 070 – 335 35 54.