Privacystatement
Inleiding
De Nederlandse orde van advocaten (hierna: ‘NOvA’) is een op grond van artikel 134 van de Grondwet bij de Advocatenwet ingestelde publiekrechtelijke beroepsorganisatie en wordt gevormd door de gezamenlijke advocaten die in Nederland zijn ingeschreven. De NOvA wordt bestuurd door de algemene raad met de algemeen deken als voorzitter. De NOvA respecteert uw privacy. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: ‘AP’). Bij persoonsgegevens gaat het om alle (herleidbare) informatie over een persoon. In dit privacy- en cookiestatement (hierna: ‘privacystatement’) wordt uitgelegd op welke wijze de NOvA uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en met welk doel. Het zijn en blijven natuurlijk úw persoonsgegevens. Uw privacy is zowel voor uzelf als voor de NOvA van groot belang.
Verantwoordelijke
De algemene raad en de algemeen secretaris zijn beide verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. De algemene raad stelt de doeleinden en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vast en krijgt daarin ondersteuning van het bureau van de NOvA, waarvan de algemeen secretaris de leiding heeft. Voorts houdt de algemeen secretaris het tableau bij en zijn de op wettelijke basis vastgestelde persoonsgegevens via het online portaal ‘Zoek een advocaat’ op de website van de NOvA voor eenieder beschikbaar.
Als advocaat, rechtzoekende of in een andere (persoonlijke) hoedanigheid verstrekt u op wettelijke basis, op grond van een overeenkomst of bijvoorbeeld met uw toestemming persoonsgegevens aan de NOvA. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de algemene raad, de algemeen secretaris, alsook door de medewerkers van het bureau van de NOvA.
Behalve door de NOvA worden uw persoonsgegevens - in het geval van de advocatuur - ook verwerkt door de orde van advocaten in een van de elf arrondissementen, waarvan het lokale bestuur wordt gevormd door de raad van de orde met als voorzitter de (lokale) deken. Elk van deze raden is met de lokale deken gezamenlijk verantwoordelijk en verwerkt uw persoonsgegevens voor zijn eigen doeleinden. Wanneer u meer wilt weten over de onderscheiden raden van de orden in het algemeen en meer specifiek in het kader van de AVG is het raadzaam om de website van de betreffende orde van advocaten te bezoeken.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De NOvA verwerkt verschillende (soorten en categorieën) persoonsgegevens ter uitvoering van haar wettelijke taken, onder andere op basis van het bij of krachtens de Advocatenwet bepaalde, relevante werkzaamheden en activiteiten of contractuele verplichtingen. Dit geldt ook in het geval u zelf (telefonisch) contact opneemt met de NOvA voor bijvoorbeeld vragen over het vinden van een advocaat, door het invoeren en versturen van uw gegevens via de contactmogelijkheden op de website van de NOvA of door het reageren op een vacature bij de NOvA. De NOvA verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacystatement, tenzij de NOvA hiervoor van tevoren uw toestemming heeft verkregen.
Welke persoonsgegevens de NOvA van u verwerkt hangt af van de relatie die u met de NOvA heeft. Bij de verwerking van gegevens door de NOvA kan worden gedacht aan de volgende soorten en categorieën van persoonsgegevens, zowel voor de advocatuur als voor de particulier betrokkene:
- basisgegevens, zoals naam-, adres-, woonplaats- of kantoorgegevens
- telefoonnummers;
- overige contactgegevens, zoals postadres, e-mailadres of andere adressen voor elektronische communicatie;
- geslacht, geboortedatum, leeftijd, nationaliteit en burgerlijke staat;
- toegangs- of identificatiegegevens, bijvoorbeeld inlognaam/wachtwoord, klantnummer of het zogenaamde A-nummer;
- financiële gegevens, zoals rekeningnummer, creditcardnummer en inkomensgegevens;
- strafrechtelijke gegevens, waaronder tuchtrechtelijke gegevens worden begrepen;
- werk- of arbeidgerelateerde gegevens, zoals arbeidsovereenkomst, datum beëdiging en stageverklaring;
- rechtsgebieden van advocaten, nevenactiviteiten, lidmaatschappen van (specialisatie)verenigingen;
- gegevens betreffende uw bezoek aan de website van de NOvA en het gebruik van de daarop beschikbaar gestelde tools;;
- gegevens ten behoeve van werving- en selectieprocedures;
- gegevens ten behoeve van de communicatieactiviteiten van de NOvA, zoals het bijwonen van evenementen en bijeenkomsten, de verzending van Ordeberichten, gepersonaliseerde nieuwsberichten en het Advocatenblad;
- alle overige persoonsgegevens die aan de NOvA worden verstrekt of die de NOvA kan verkrijgen in verband met de doeleinden en op basis van de grondslagen zoals verder in dit privacystatement worden vermeld.
Doel verwerking persoonsgegevens
De NOvA is een beroepsorganisatie met een scherp oog voor wat er speelt in de maatschappij ten behoeve van de kwaliteit van de advocatuur en daarmee een goede rechtsbedeling.
De doeleinden waarvoor de NOvA uw persoonsgegevens verwerkt, hangen nauw samen met haar wettelijke taakuitvoering, relevante werkzaamheden en activiteiten of contractuele verplichtingen. De in dit privacystatement genoemde (soorten en categorieën) persoonsgegevens kunnen uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden door de NOvA worden gebruikt, te weten:
- het uitvoeren van haar wettelijke kerntaken;
- advisering, bemiddeling en verwijzing;
- het voldoen aan en naleven van juridische en wettelijke verplichtingen;
- kwaliteitsbevordering;
- interne en externe communicatieactiviteiten;
- informatievoorziening;
- werving en selectie (sollicitatie);
- voor het genereren van statistieken betreffende het gebruik van haar website of om de website te analyseren en te verbeteren;
- het uitvoeren van taken in opdracht van de lokale orden van advocaten.
Grondslagen verwerking persoonsgegevens
De NOvA verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen, bedoeld en vastgelegd in artikel 6 van de AVG:
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- de uitvoering van een overeenkomst;
- verkregen toestemming van betrokkene(n);
- gerechtvaardigd belang.
Met wie deelt de NOvA persoonsgegevens?
De NOvA schakelt derden in voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van haar wettelijke taken, relevante werkzaamheden en activiteiten of contractuele verplichtingen. Hierbij valt te denken aan het afnemen van diensten van een IT-leverancier, van een leverancier voor communicatiediensten, van een leverancier voor het aanmaken van de advocatenpas of het kunnen verwerken van de benodigde gegevens van iedere advocaat op het tableau. Deze derde partijen zijn zogenaamde ‘verwerkers’. In geen geval verkoopt de NOvA uw persoonsgegevens aan derden.
Indien door de NOvA ingeschakelde derde partijen toegang hebben tot uw persoonsgegevens en deze gegevens namens en in opdracht van de NOvA verwerken, wordt een zogenaamde verwerkersovereenkomst tussen de NOvA en deze derden gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. De NOvA legt de in dit privacystatement genoemde verplichtingen op basis van de AVG dus ook contractueel op aan derden die worden ingeschakeld bij het uitvoeren van haar wettelijke taken, relevante werkzaamheden en activiteiten of contractuele verplichtingen. Op deze manier waarborgt de NOvA dat ook een derde partij passende maatregelen neemt om er voor te zorgen dat uw persoonsgegevens afdoende worden beveiligd, verwerking plaatsvindt enkel voor de in dit privacystatement genoemde doelen en uitsluitend op basis van de bijbehorende grondslagen.
Daarnaast kan de NOvA persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
De NOvA kan ten slotte ter uitvoering van haar wettelijke taken ook persoonsgegevens verstrekken aan en delen met derden, bijvoorbeeld aan de lokale orden van advocaten, de raad voor rechtsbijstand, de raad voor de rechtspraak, de stichting ondersteuning tuchtcolleges advocatuur, de Hoge Raad, de uitvoeringsorganisatie beroepsopleiding advocaten, de uitgever van het Advocatenblad en overige bevoegde instanties of organisaties. Deze derde partijen zijn zogenaamde ‘verwerkingsverantwoordelijken’. Zij zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG en verwerken uw gegevens voor eigen doeleinden. De NOvA houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het is raadzaam om het privacybeleid van deze derden door te lezen.
Beveiliging persoonsgegevens
De NOvA hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De NOvA kan niet genoeg benadrukken dat het hierbij gaat om de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens tegen o.a. verlies, vernietiging, ongeoorloofd of onrechtmatig gebruik. De zorgvuldigheid die de NOvA betracht bij het omgaan met uw persoonsgegevens brengt met zich mee dat binnen de NOvA enkel daartoe geautoriseerde personen bevoegd zijn om uw gegevens in te zien en te verwerken. De algemene raad, de algemeen secretaris en de medewerkers van het bureau van de NOvA zijn bovendien verplicht tot geheimhouding van uw persoonsgegevens, voor zover bij wet- of regelgeving niet anders is bepaald. Daarnaast hanteert de NOvA intern een informatiebeveiligingsplan waarin alle elementen omtrent passende technische en organisatorische maatregelen zijn opgenomen.
Op deze plaats merkt de NOvA op dat uw persoonsgegevens in beginsel in Nederland worden verwerkt, maar in ieder geval binnen de Europese Unie. De NOvA zal uw persoonsgegevens in beginsel niet verstrekken aan organisaties of instellingen die buiten de Europese Unie zijn gevestigd. Aangezien de consequenties van de Amerikaanse Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) in relatie tot de AVG nog niet helder zijn, dient de NOvA hier een voorbehoud voor te maken, in afwachting van nadere internationale afspraken.
De NOvA draagt er zorg voor dat afspraken over afdoende beveiligingsmaatregelen worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met door haar ingeschakelde derden.
Bewaartermijn persoonsgegevens
De NOvA bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen van onze verwerking en met inachtneming van gestelde termijnen in wet- en regelgeving. Voor verschillende categorieën persoonsgegevens kunnen voor de NOvA verschillende (wettelijke of contractuele) bewaartermijnen gelden.
Privacyrechten betrokkenen
Met de AVG wordt een uitbreiding gegeven aan bestaande privacyrechten van betrokkenen. De NOvA gaat veilig en zorgvuldig om met uw gegevens. De persoonsgegevens die de NOvA gebruikt, zijn en blijven natuurlijk van u. Uw verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen aan de NOvA via onderstaande contactgegevens. De NOvA merkt op dat deze rechten niet absoluut zijn. Er wordt bij ieder individueel verzoek een afweging gemaakt tussen de (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden van de NOvA en uw rechten als betrokkene.
Uw verzoeken, zoals hiervoor bedoeld, kunt u onder vermelding van het onderwerp ‘uitoefenen privacyrechten betrokkenen’ richten aan:
Nederlandse orde van advocaten
Postbus 30851
2500 GW Den Haag
of
E-mailadres: info@advocatenorde.nl
Bepaalde gegevens kunt u als advocaat via het online portaal ‘MijnOrde’ zelf inzien, rectificeren (wijzigen) of verwijderen.
Om zeker te zijn dat de NOvA op basis van uw verzoek de gevraagde persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, kan het voorkomen dat u ter verificatie wordt gevraagd om een kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of ander identiteitsbewijs over te leggen, waarbij uw BSN-nummer en uw pasfoto zijn afgeschermd. De NOvA neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.
Gebruik social media
Op de website van de NOvA zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen (‘like’, ‘share’ of ‘tweet’) op sociale netwerken zoals Facebook, LinkedIn en X. De NOvA houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die mediakanalen is dus voor uw eigen risico. Voordat u van soortgelijke diensten van derde partijen gebruikmaakt, is het raadzaam eerst het privacybeleid van die derden door te lezen.
Statistieken en cookies
De NOvA houdt gebruiksgegevens bij van haar website voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet door de NOvA verkocht aan derden.
Teneinde het gebruiksgemak van de website van de NOvA te vergroten en om inzicht te krijgen in het gebruik van deze website, maakt de NOvA gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens uw bezoek op de website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. De gegevens die in de op de website van de NOvA geplaatste cookies worden opgeslagen, zijn niet te herleiden tot een natuurlijk persoon. Evenmin wordt er bij deze cookies gebruik gemaakt van persoonsgegevens. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment stopzetten of weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken.
Voor het meten van statistieken maakt de NOvA op haar website gebruik van Google Analytics. Hiermee kan de NOvA, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends volgen en rapportages verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van de NOvA geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd, waarbij een IP-adres nadrukkelijk niet wordt meegestuurd. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en links van of naar derden. De NOvA heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen. De NOvA verwijst u hiervoor terug naar het onderwerp ‘Gebruik social media’ in dit privacystatement.
Op de website van de Autoriteit Consument en Markt leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.
Wijzigingen privacystatement
Dit privacystatement kan van tijd tot tijd wijzigen indien ontwikkelingen in de techniek of in wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. Bij grote wijzigingen zal de NOvA u daarover informeren via bijvoorbeeld digitale Ordeberichten voor de advocatuur of via de website. Het meest actuele privacystatement vindt u op de website www.advocatenorde.nl/privacystatement, waarbij de datum van de laatste wijziging is aangegeven. Het is raadzaam om de website van de NOvA met enige regelmaat te raadplegen om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen.
Vragen & contact
Wanneer u vragen heeft die niet in dit privacystatement zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan of wanneer u klachten heeft over de manier waarop de NOvA met uw persoonsgegevens omgaat, dan komt de NOvA graag met u via voornoemde gegevens in contact. De NOvA streeft ernaar om met u in onderling overleg tot een passende oplossing te komen. Lukt dat niet, blijft u ontevreden over de wijze waarop de NOvA omgaat met uw persoonsgegevens of bent u het niet eens met de uitkomst van of reactie op uw verzoek, dan kunt u als vervolgstap contact opnemen met onder andere de AP.
Dit privacystatement is voor het laatst gewijzigd en vastgesteld op 29 april 2021.