Aan de leden van de vaste commissie voor
Justitie
Binnenhof 4
Den Haag
Den Haag, 19 oktober 1999
Ons kenmerk:CO993801CH
Zeer geachte Dames en Heren,
De Gecombineerde Commissie Vennootschapsrecht van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft aan beide organisaties gerapporteerd inzake wetsvoorstel 26 668, wijziging van boek 2 BW in verband met de mogelijkheid een registratiedatum te bepalen voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten in de naamloze vennootschap.
De beide beroepsorganisaties hebben zich achter de inhoud van dit rapport gesteld. Zij hebben het genoegen u hierbij het rapport aan te bieden.
Namens de Nederlandse Namens de Koninklijke
Orde van Advocaten, Notariële Beroepsorganisatie,
mr C. Heck-Vink,
secretaris
1. Algemeen
1.1. Op 7 juli is aan de Tweede Kamer een voorstel aangeboden (kamerstuk 26668) van wet houdende wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in verband met de mogelijkheid een registratiedatum te bepalen voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten in de naamloze vennootschap (hierna te noemen: het Wetsvoorstel).
1.2. De commissie acht het Wetsvoorstel van belang voor de Nederlandse rechtspraktijk en kan zich in grote lijnen vinden in de inhoud en strekking. Hieronder volgen enige aandachtspunten waarvan de commissie meent dat die in het huidige Wetsvoorstel moeten worden meegenomen. In een later stadium zal de commissie standpunten kenbaar maken die verband houden met het voornemen van de Minister van Justitie wetgeving voor te bereiden als gevolg waarvan langere tijd gelegen kan zijn tussen de datum van een algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) en een registratiedatum.
1.3. Opvallend is dat het Wetsvoorstel een verdergaande strekking heeft dan alleen het systeem van proxy solicitation te faciliteren. Ook voor aandeelhouders die zelf hun vergaderrechten wensen uit te oefenen geldt dat zij uiterlijk per de Registratiedatum in het hierna bedoelde register moeten zijn opgenomen. De commissie heeft geen bezwaar tegen dit ruimere toepassingsgebied. Het is uiteindelijk praktischer dat via één systeem duidelijk zal worden wie aandeelhoudersrechten kunnen uitoefenen.
2. Alleen N.V.’s kunnen gebruik maken van Registratiedatum. Machtiging van de AvA
2.1. Het concept van de Registratiedatum kan alleen door N.V.’s worden aangewend. Dit uitgangspunt lijkt de commissie juist, nu niet te verwachten is dat bij de B.V. behoefte bestaat aan een dergelijk concept. Het concept van de Registratiedatum geldt voor zowel aandelen op naam als voor aandelen aan toonder. Voorstelbaar zou zijn geweest dat het alleen voor aandelen aan toonder zou gelden. Er is evenwel geen principieel bezwaar de aandelen op naam in het systeem te betrekken. Sterker nog, als het om aandelen van een gelijke soort gaat, geldt het principe van artikel 2:92/201 BW dat de aandeelhouders in beginsel gelijkelijk moeten worden behandeld. De commissie gaat er van uit dat de vennootschap het systeem van de Registratiedatum alleen kan doen gelden voor die aandelen die ter beurze worden verhandeld. Dit aspect zou duidelijker tot uitdrukking moeten komen in de toelichting.
2.2. De commissie vraagt aandacht voor het feit dat in de systematiek van het voorgestelde art. 119, lid 1 de AvA alleen het bestuur kan machtigen gebruik te maken van het systeem van de Registratiedatum. Dit betekent derhalve dat anderen die, al dan niet met rechterlijke tussenkomst, tot de oproeping van een AvA zijn gerechtigd daarvan geen gebruik kunnen maken. De commissie meent dat in ieder geval ook de raad van commissarissen machtiging zou moeten kunnen krijgen van het systeem van de Registratiedatum gebruik te maken. De commissie geeft de Minister van Justitie nog in overweging een regeling op te nemen als gevolg waarvan, bij een bestaande machtiging, een nader te bepalen percentage aandeelhouders (bijv. 10 procent) het bestuur kan instrueren voor een bijeen te roepen AvA van het systeem van de Registratiedatum gebruik te maken.
3. De Registratiedatum
3.1. Het Wetsvoorstel beoogt het Communicatiekanaal Aandeelhouders te faciliteren. Dit communicatiekanaal zal vooralsnog alleen worden gebruikt voor Nederlandse aandeelhouders, dat wil zeggen aandeelhouders die via een Nederlandse bank door middel van een aldaar aangehouden effectenrekening aandelen houden. Gegeven het toenemend aantal Nederlandse vennootschappen die (mede) een notering hebben aan een buitenlandse beurs is het een feitelijk gegeven dat ook de aandeelhouders die aandelen verwerven via de buitenlandse beurs geconfronteerd zullen worden met het systeem van de Registratiedatum. Verwacht mag dan ook worden dat ook buitenlandse registers onderdeel zullen uitmaken van het register als bedoeld in art. 199. De volgende aspecten verdienen aandacht. Allereerst of op eenzelfde tijdstip in verschillende landen een register kan worden geraadpleegd. Ten tweede de mogelijkheid dat iemand op één en dezelfde dag voor dezelfde aandelen in twee registers voorkomt. Dit laatste is bijvoorbeeld mogelijk indien een persoon zijn toonderaandelen doet omzetten in (beneficial ownership in) aandelen op naam. Deze mogelijkheid bestaat indien bijvoorbeeld de vennootschap een notering heeft in Amsterdam en New York. In de praktijk zullen dan ook waarborgen moeten worden ontwikkeld om te voorkomen dat een persoon voor dezelfde aandelen in twee registers voorkomt (zie ook onderdeel 4.3.). Bovendien moet worden voorkomen dat twee of meer gerechtigden voor dezelfde aandelen opkomen.
3.2. Art. 119, lid 1 spreekt van een tijdstip en lid 3 van een dag. De commissie meent dat eenduidige terminologie is aan te bevelen.
4. Het register. Melding van voornemen de AvA te bezoeken of volmacht te verstrekken
4.1. In het concept van de Registratiedatum zullen voor de toepassing van art. 2:117, leden 1 en 2 BW als stem- of vergadergerechtigden hebben te gelden zij die per de Registratiedatum die rechten hebben en als zodanig zijn ingeschreven in een door het bestuur aangewezen register (vgl. lid 1 van het voorgestelde art. 119). Blijkens lid 3 van het voorgestelde art. 119 wordt bij de oproeping van de vergadering de dag van registratie vermeld alsmede de wijze waarop de stem- of vergadergerechtigden zich kunnen laten registreren. De commissie gaat er van uit dat de vennootschap geen inzage heeft in het register voor zover het gaat om aandelen aan toonder, omdat anders de anonimiteit van de betreffende aandeelhouders zou kunnen worden doorbroken.
4.2. De commissie gaat er voorts van uit dat de vennootschap mag verlangen dat:
(i) een persoon die de AvA wil bezoeken bij een instelling waar het register wordt bewaard zijn voornemen de AvA te bezoeken kenbaar maakt tegen afgifte van een bewijsstuk van zijn registratie. Zonder een dergelijke regeling zou:
a. de vennootschap niet weten hoeveel personen de AvA zullen bezoeken; en
b. de vennootschap bij de AvA niet weten of de betrokken persoon aandeelhouder is (er van uit gaande dat de vennootschap niet over het register beschikt); en
(ii) een volmacht moet worden gedeponeerd bij de vennootschap.
4.3. Alhoewel hier niet direct een taak ligt voor de wetgever, heeft de commissie enige zorg omtrent de aanwijzing van een register. Het betreft hier een materie die zorgvuldig door de vennootschap moet worden uitgewerkt, teneinde te voorkomen dat een of meer personen voor dezelfde aandelen in twee of meer registers voorkomen. Wellicht dat hieromtrent enige minimumeisen in de Memorie van Toelichting kunnen worden vermeld.
4.4. Alhoewel de wetgever dit niet met zo veel woorden noemt, gaat de commissie er van uit dat het register niet noodzakelijkerwijs fysiek beschikbaar behoeft te zijn. Een electronisch register, al dan niet bestaande uit verschillende onderdelen, zou moeten volstaan, zo lang de inhoud ervan maar op schriftelijke wijze reproduceerbaar is. Daarbij lijkt het de commissie overigens wel van belang dat het register zoals dat is gebruikt om de stem- en vergadergerechtigden per de Registratiedatum vast te stellen bewaard blijft, teneinde bij eventuele geschillen daaromtrent op een latere datum een check te kunnen plegen.
5. Stem- of vergadergerechtigden
In het Wetsvoorstel geldt iemand als stem- of vergadergerechtigde voor de toepassing van artikel 117, leden 1 en 2 als hij per de Registratiedatum die rechten heeft en als zodanig in een register is ingeschreven. De commissie meent dat dit principe ook moet gelden voor de toepassing van de artt. 88/89, leden 2 en 3 en 118, leden 1 en 7. Zouden die bepalingen niet worden toegevoegd dan is het systeem niet sluitend. Stemmen die bijvoorbeeld worden uitgebracht op basis van een volmacht van een persoon die tijdens de AvA geen aandeelhouder meer is zouden op grond van artikel 118, lid 1 ongeldig zijn.
Binnenhof 4
Den Haag
Den Haag, 19 oktober 1999
Ons kenmerk:CO993801CH
Zeer geachte Dames en Heren,
De Gecombineerde Commissie Vennootschapsrecht van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft aan beide organisaties gerapporteerd inzake wetsvoorstel 26 668, wijziging van boek 2 BW in verband met de mogelijkheid een registratiedatum te bepalen voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten in de naamloze vennootschap.
De beide beroepsorganisaties hebben zich achter de inhoud van dit rapport gesteld. Zij hebben het genoegen u hierbij het rapport aan te bieden.
Namens de Nederlandse Namens de Koninklijke
Orde van Advocaten, Notariële Beroepsorganisatie,
mr C. Heck-Vink,
secretaris
ADVIES VAN DE GECOMBINEERDE
COMMISSIE VENNOOTSCHAPSRECHT VAN DE NEDERLANDSE ORDE VAN ADVOCATEN EN DE
KONINKLIJKE NOTARIËLE BEROEPSORGANISATIE INZAKE HET WETSVOORSTEL REGISTRATIEDATUM
1. Algemeen
1.1. Op 7 juli is aan de Tweede Kamer een voorstel aangeboden (kamerstuk 26668) van wet houdende wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in verband met de mogelijkheid een registratiedatum te bepalen voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten in de naamloze vennootschap (hierna te noemen: het Wetsvoorstel).
1.2. De commissie acht het Wetsvoorstel van belang voor de Nederlandse rechtspraktijk en kan zich in grote lijnen vinden in de inhoud en strekking. Hieronder volgen enige aandachtspunten waarvan de commissie meent dat die in het huidige Wetsvoorstel moeten worden meegenomen. In een later stadium zal de commissie standpunten kenbaar maken die verband houden met het voornemen van de Minister van Justitie wetgeving voor te bereiden als gevolg waarvan langere tijd gelegen kan zijn tussen de datum van een algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) en een registratiedatum.
1.3. Opvallend is dat het Wetsvoorstel een verdergaande strekking heeft dan alleen het systeem van proxy solicitation te faciliteren. Ook voor aandeelhouders die zelf hun vergaderrechten wensen uit te oefenen geldt dat zij uiterlijk per de Registratiedatum in het hierna bedoelde register moeten zijn opgenomen. De commissie heeft geen bezwaar tegen dit ruimere toepassingsgebied. Het is uiteindelijk praktischer dat via één systeem duidelijk zal worden wie aandeelhoudersrechten kunnen uitoefenen.
2. Alleen N.V.’s kunnen gebruik maken van Registratiedatum. Machtiging van de AvA
2.1. Het concept van de Registratiedatum kan alleen door N.V.’s worden aangewend. Dit uitgangspunt lijkt de commissie juist, nu niet te verwachten is dat bij de B.V. behoefte bestaat aan een dergelijk concept. Het concept van de Registratiedatum geldt voor zowel aandelen op naam als voor aandelen aan toonder. Voorstelbaar zou zijn geweest dat het alleen voor aandelen aan toonder zou gelden. Er is evenwel geen principieel bezwaar de aandelen op naam in het systeem te betrekken. Sterker nog, als het om aandelen van een gelijke soort gaat, geldt het principe van artikel 2:92/201 BW dat de aandeelhouders in beginsel gelijkelijk moeten worden behandeld. De commissie gaat er van uit dat de vennootschap het systeem van de Registratiedatum alleen kan doen gelden voor die aandelen die ter beurze worden verhandeld. Dit aspect zou duidelijker tot uitdrukking moeten komen in de toelichting.
2.2. De commissie vraagt aandacht voor het feit dat in de systematiek van het voorgestelde art. 119, lid 1 de AvA alleen het bestuur kan machtigen gebruik te maken van het systeem van de Registratiedatum. Dit betekent derhalve dat anderen die, al dan niet met rechterlijke tussenkomst, tot de oproeping van een AvA zijn gerechtigd daarvan geen gebruik kunnen maken. De commissie meent dat in ieder geval ook de raad van commissarissen machtiging zou moeten kunnen krijgen van het systeem van de Registratiedatum gebruik te maken. De commissie geeft de Minister van Justitie nog in overweging een regeling op te nemen als gevolg waarvan, bij een bestaande machtiging, een nader te bepalen percentage aandeelhouders (bijv. 10 procent) het bestuur kan instrueren voor een bijeen te roepen AvA van het systeem van de Registratiedatum gebruik te maken.
3. De Registratiedatum
3.1. Het Wetsvoorstel beoogt het Communicatiekanaal Aandeelhouders te faciliteren. Dit communicatiekanaal zal vooralsnog alleen worden gebruikt voor Nederlandse aandeelhouders, dat wil zeggen aandeelhouders die via een Nederlandse bank door middel van een aldaar aangehouden effectenrekening aandelen houden. Gegeven het toenemend aantal Nederlandse vennootschappen die (mede) een notering hebben aan een buitenlandse beurs is het een feitelijk gegeven dat ook de aandeelhouders die aandelen verwerven via de buitenlandse beurs geconfronteerd zullen worden met het systeem van de Registratiedatum. Verwacht mag dan ook worden dat ook buitenlandse registers onderdeel zullen uitmaken van het register als bedoeld in art. 199. De volgende aspecten verdienen aandacht. Allereerst of op eenzelfde tijdstip in verschillende landen een register kan worden geraadpleegd. Ten tweede de mogelijkheid dat iemand op één en dezelfde dag voor dezelfde aandelen in twee registers voorkomt. Dit laatste is bijvoorbeeld mogelijk indien een persoon zijn toonderaandelen doet omzetten in (beneficial ownership in) aandelen op naam. Deze mogelijkheid bestaat indien bijvoorbeeld de vennootschap een notering heeft in Amsterdam en New York. In de praktijk zullen dan ook waarborgen moeten worden ontwikkeld om te voorkomen dat een persoon voor dezelfde aandelen in twee registers voorkomt (zie ook onderdeel 4.3.). Bovendien moet worden voorkomen dat twee of meer gerechtigden voor dezelfde aandelen opkomen.
3.2. Art. 119, lid 1 spreekt van een tijdstip en lid 3 van een dag. De commissie meent dat eenduidige terminologie is aan te bevelen.
4. Het register. Melding van voornemen de AvA te bezoeken of volmacht te verstrekken
4.1. In het concept van de Registratiedatum zullen voor de toepassing van art. 2:117, leden 1 en 2 BW als stem- of vergadergerechtigden hebben te gelden zij die per de Registratiedatum die rechten hebben en als zodanig zijn ingeschreven in een door het bestuur aangewezen register (vgl. lid 1 van het voorgestelde art. 119). Blijkens lid 3 van het voorgestelde art. 119 wordt bij de oproeping van de vergadering de dag van registratie vermeld alsmede de wijze waarop de stem- of vergadergerechtigden zich kunnen laten registreren. De commissie gaat er van uit dat de vennootschap geen inzage heeft in het register voor zover het gaat om aandelen aan toonder, omdat anders de anonimiteit van de betreffende aandeelhouders zou kunnen worden doorbroken.
4.2. De commissie gaat er voorts van uit dat de vennootschap mag verlangen dat:
(i) een persoon die de AvA wil bezoeken bij een instelling waar het register wordt bewaard zijn voornemen de AvA te bezoeken kenbaar maakt tegen afgifte van een bewijsstuk van zijn registratie. Zonder een dergelijke regeling zou:
a. de vennootschap niet weten hoeveel personen de AvA zullen bezoeken; en
b. de vennootschap bij de AvA niet weten of de betrokken persoon aandeelhouder is (er van uit gaande dat de vennootschap niet over het register beschikt); en
(ii) een volmacht moet worden gedeponeerd bij de vennootschap.
4.3. Alhoewel hier niet direct een taak ligt voor de wetgever, heeft de commissie enige zorg omtrent de aanwijzing van een register. Het betreft hier een materie die zorgvuldig door de vennootschap moet worden uitgewerkt, teneinde te voorkomen dat een of meer personen voor dezelfde aandelen in twee of meer registers voorkomen. Wellicht dat hieromtrent enige minimumeisen in de Memorie van Toelichting kunnen worden vermeld.
4.4. Alhoewel de wetgever dit niet met zo veel woorden noemt, gaat de commissie er van uit dat het register niet noodzakelijkerwijs fysiek beschikbaar behoeft te zijn. Een electronisch register, al dan niet bestaande uit verschillende onderdelen, zou moeten volstaan, zo lang de inhoud ervan maar op schriftelijke wijze reproduceerbaar is. Daarbij lijkt het de commissie overigens wel van belang dat het register zoals dat is gebruikt om de stem- en vergadergerechtigden per de Registratiedatum vast te stellen bewaard blijft, teneinde bij eventuele geschillen daaromtrent op een latere datum een check te kunnen plegen.
5. Stem- of vergadergerechtigden
In het Wetsvoorstel geldt iemand als stem- of vergadergerechtigde voor de toepassing van artikel 117, leden 1 en 2 als hij per de Registratiedatum die rechten heeft en als zodanig in een register is ingeschreven. De commissie meent dat dit principe ook moet gelden voor de toepassing van de artt. 88/89, leden 2 en 3 en 118, leden 1 en 7. Zouden die bepalingen niet worden toegevoegd dan is het systeem niet sluitend. Stemmen die bijvoorbeeld worden uitgebracht op basis van een volmacht van een persoon die tijdens de AvA geen aandeelhouder meer is zouden op grond van artikel 118, lid 1 ongeldig zijn.